Fakturą nazywamy każdy dokument handlowy, który spełnia określone wymogi, dokumentujący umowę kupna-sprzedaży między poszczególnymi stronami. Wymogami tymi są:
• Dane identyfikujące dokument – wyjątkowość faktury potwierdzona jest przede wszystkim 3 jej składowymi: danymi o sporządzającym fakturę, dacie i numerze, jaki jej przysługuje. Każdy rachunek, który sporządza sprzedający ma wyjątkowy, jedyny tylko dla niej numer. Sygnowanie musi zachodzić chronologicznie,
• Rozpoznanie stron umowy kupna-sprzedaży – przeważnie na rachunku przedstawiana jest dokładna nazwa podmiotów, biorących współudział w umowie kupna-sprzedaży, wraz z adresem ich siedziby lub oddziału,
• Kwota umowy kupna-sprzedaży – w polskim prawie podatkowym jest obowiązek zapisywania sumy umowy kupna-sprzedaży zarówno liczbowo, jak i słownie,
• Dane odnoszące się do terminu oraz formy zapłaty – przyjęło się, że okres zapłaty określa się w dniach od zrobienia operacji (może to być np. 14 dni). W naszym kraju powszechnym jest, że płatności dokonuje się przelewem lub gotówką. W niektórych krajach honorowane są również czeki,,
• Dane do rozliczenia podatków – te dane niezbędne są do określenia faktury VAT, na której, w myśl prawodawstwa polskiego, powinna znaleźć się informacja o wielkości podatku VAT za dany przedmiot umowy kupna-sprzedaży,
• Sprecyzowanie przedmiotu umowy kupna-sprzedaży – na rachunku wyszczególniona jest nazwa przedmiotu umowy kupna-sprzedaży, jego ilość, cena i wartość
• Warunki dowozu.
Coraz częściej normalny podpis na rachunkach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.
Rachunek VAT jest zatem specyficznym typem faktury, którą wystawiać powinni czynni podatnicy VAT w drodze umowy kupna-sprzedaży, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:
• Dowód płatności za przejazd płatną autostradą,,
• Bilety jednorazowe na transport osób: taborem kolejowym, samochodami, transportem pełnomorskim, żeglugą śródlądową i przybrzeżną, promem czy samolotem,
• Dokumenty za usługi bankowe lub ubezpieczeniowe,
• Świadczenia radiokomunikacji przywoławczej
• Dowody transakcji wystawiane przez nieVATowców.
Wszystkie rachunki powinny być przechowywane przez 5 lat oraz pokazywane w sytuacji kontroli odpowiedniego organu podatkowego.